Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement Nederlandse Bearded Collie Club

Artikel 1 – Toelating van leden

Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij hun schriftelijke aanmelding hun naam, adres, postcode en woonplaats. Indien het een aanmelding als jeugdlid betreft, wordt ook de geboortedatum vermeld. Bij een aanmelding als gezinslid wordt de naam van de partner vermeld.
Naam, adres en woonplaats van de in het eerste lid bedoelde personen worden zo spoedig mogelijk in het orgaan van de vereniging gepubliceerd met de mededeling, dat de leden binnen veertien dagen na verschijning schriftelijk en gemotiveerd bezwaar tegen de toelating van een of meer aspirant-leden aan het bestuur kenbaar kunnen maken. Het bestuur overweegt deze bezwaren bij zijn beslissing omtrent de toelating.
In geval van toelating wordt een exemplaar van de statuten en van dit huishoudelijk reglement door de ledenadministrateur bijgevoegd, in geval van niet-toelating worden de motieven aan betrokkene meegedeeld, die het bestuur tot zijn besluit heeft doen leiden.
Het bestuursbesluit wordt ook aan eventuele bezwaarden schriftelijk meegedeeld.

Artikel 2 – Opzegging en ontzetting

Indien het bestuur voornemens is, een besluit tot opzegging of ontzetting te nemen als bedoeld in de artikelen 15 of 16 van de statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren schriftelijk onder opgave van redenen van dit voornemen in kennis.
Het betrokken lid kan binnen veertien dagen bij het bestuur een bezwaarschrift tegen het in het eerste lid bedoelde voornemen indienen.
Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord, als dat in het bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook anderen horen alvorens te besluiten.

Artikel 3 – Voorzitter

De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede gang van zaken in de vereniging.
De voorzitter leidt, behoudens het bepaalde in artikel 39 der statuten, de ledenvergaderingen en de vergaderingen van het bestuur. De voorzitter handhaaft in de vergaderingen de statuten en reglementen van de vereniging en houdt ook buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving, behoudens een motie van orde.
De voorzitter bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt.
De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
De voorzitter ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.
De voorzitter mag geen deel uitmaken van een bestuur of commissie van een andere Bearded Collie rasvereniging.

Artikel 4 – Secretaris

De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening aan de voorzitter voor.
De secretaris maakt, behoudens het bepaalde in artikel 39 der statuten, de notulen van de ledenvergaderingen en van de bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. De secretaris ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.
De secretaris draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
De secretaris doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen, brieven worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie en alle vergaderstukken en notulen, ook alle overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen.
De secretaris stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling door het bestuur overeenkomstig artikel 32 van de statuten kan worden uitgebracht.
Het bestuur kan besluiten, dat een deel der werkzaamheden van de secretaris door een ander lid van het bestuur of, met toepassing van artikel 27 van de statuten en onder toezicht en verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht volgens een werkverdeling die de goedkeuring van het bestuur behoeft.
De secretaris mag geen deel uitmaken van een bestuur of commissie van een andere Bearded Collie rasvereniging.

Artikel 5 – Penningmeester

De penningmeester ziet behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven der vereniging.
De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan waartoe door het bestuur is bepaald.
De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen. Hij kan deze bevoegdheid echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het bestuur daartoe te bepalen bedrag delegeren aan de beheerder van een dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.
De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de artikelen 33 en 34 van de statuten.
De penningmeester geeft tevens uitvoering aan artikel 33, tweede lid, van de statuten.
De penningmeester stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur overeenkomstig de artikelen 31 en 34 van de statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorafgaande jaar vermeld.
Het bestuur kan bepalen, dat andere bestuursleden dan de penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten hoogste een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag, en belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, een en ander voor zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuur- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan de penningmeester. De beheerder houdt daartoe nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de penningmeester noodzakelijk acht en verschaft de penningmeester daarvan tenminste driemaandelijks een overzicht. De penningmeester draagt er zorg voor, dat ook alle boeken der vereniging worden verantwoord.
De penningmeester mag geen deel uitmaken van een bestuur of commissie van een andere Bearded Collie rasvereniging.

Artikel 6 – Ledenadministrateur

De ledenadministrateur draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen. Dit register is voor alle leden bij de ledenadministrateur ter inzage.
De ledenadministrateur zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
De ledenadministrateur draagt er door registratie van de in een ledenvergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen zorg voor, dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijk wijze één stem kan uitbrengen.
De ledenadministrateur mag geen deel uitmaken van een bestuur of commissie van een andere Bearded Collie rasvereniging.

Artikel 7 – Bestuursvergaderingen

Het bestuur vergadert als de voorzitter of tenminste de helft van de andere zittende bestuursleden dit wenselijk acht.
De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste veertien dagen tevoren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld.
De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen, en eventuele toelichtende stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo tijdig aan alle bestuursleden toegezonden dat deze zich op verantwoorde wijze op de vergadering kunnen voorbereiden.
Indien het tweede en derde lid niet in acht zijn genomen of het betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven, dan kan ter vergadering slechts een besluit worden genomen indien tenminste twee/derde van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt.
Over alle besluiten wordt zo nodig mondeling gestemd, nadat de voorzitter het voorstel waarover gestemd moet worden, duidelijk heeft geformuleerd. De volstrekte meerderheid is behaald indien tenminste één stem meer voor dan tegen het voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen niet worden meegerekend.

Artikel 8 – Einde bestuurslidmaatschap

Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen veertien dagen na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.

Artikel 9 – Commissies

De leden van commissies als bedoeld in artikel 27 van de statuten worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen.
Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.

Artikel 10 – Kascommissie; tussentijds onderzoek

De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur, hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen. Artikel 35, derde en vierde lid, der statuten is op een dergelijk tussentijds onderzoek van overeenkomstige toepassing.
Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.
De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit en vervolgens op een algemene ledenvergadering.
Een lid (reservelid) van de kascommissie mag geen deel uitmaken van een bestuur of commissie van een andere Bearded Collie rasvereniging.

Artikel 11 – Ledenvergaderingen; agendapunten en voorstellen

De ledenvergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
Van brieven die aan de ledenvergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende ledenvergadering bij de behandeling van het agendapunt ‘ingekomen stukken’ mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De ledenvergadering kan echter ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen en dit dient terstond in stemming te worden gebracht. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven voorstel indienen betreffende een agendapunt dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door tenminste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is. Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door tenminste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien deze door tenminste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk in het clubblad bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende ledenvergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.

Artikel 12 – Ledenvergaderingen; stemmingen

Een in een ledenvergadering uitgebrachte stem is ongeldig indien de keuze van het betreffende lid daaruit naar het oordeel van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.
Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.

Artikel 13 – Ledenvergaderingen; orde

De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.

Artikel 14 – Contributie

Nieuwe leden die na 1 juli als lid worden toegelaten, zijn over het lopende verenigingsjaar nog slechts de helft van de contributie over dat jaar verschuldigd.

Artikel 15 – Representatie

De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.

Artikel 16 – Orgaan der vereniging

Het bestuur bevordert, dat tenminste 6 maal per jaar een clubblad als orgaan van de vereniging verschijnt.
Het bestuur kan op grond van artikel 27 van de statuten een redactiecommissie benoemen, bestaande uit een bestuurslid als gedelegeerde van het bestuur en tenminste twee leden die geen lid van het bestuur zijn. Het tweede lid van dat artikel is, behoudens het in dit artikel bepaalde, niet van toepassing.
Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en vormgeving van het clubblad na overleg met de redactiecommissie.
De redactiecommissie bepaalt de inhoud van het clubblad met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Zij beslist bij meerderheid van stemmen over de plaatsing van artikelen en andere bijdragen. Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich ter zake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn eerstvolgende vergadering, een beslissing, en deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de redactiecommissie. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de redactiecommissie tot plaatsing verplicht. Zij kan echter onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat plaatsing onder verantwoordelijkheid van het bestuur geschiedt.
In het clubblad worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:
de namen en adressen van de bestuursleden;
de door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentieadres van deze commissies;
mededelingen van het bestuur en van de commissies;
namen van de ereleden;
Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur beslist omtrent de plaatsing van advertenties, zonder opgaaf van redenen.

Artikel 17 – Vergoedingen

De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, porti en telefoon- en faxkosten, en gebruik van eigen computer.
De noodzakelijk te maken reiskosten worden per gereden kilometer vergoed, de hoogte van deze vergoeding wordt op voorstel van het bestuur door de ledenvergadering bepaald. De overige vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten.
Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten maxima bepalen. Voor meerdaagse reizen en voor reizen naar het buitenland is voorafgaande toestemming van het bestuur nodig.
De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar waarin zij zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling van zijn eigen declaratie over, voordat deze door de voorzitter of; als de voorzitter zelf niet in de mogelijkheid is, door een ander daarvoor het meest in aanmerking komend bestuurslid voor akkoord is meeondertekend.
Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op leden van commissies en op anderen die ter uitvoering van een bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.

Artikel 18 – Introductie

leder lid kan met toestemming van de voorzitter één persoon introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of vergadering introductie niet is toegestaan. Op introductie bij een ledenvergadering is echter uitsluitend artikel 38, tweede lid, der statuten van toepassing.

Artikel 19 – Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de ledenvergadering af.

Artikel 20 – Besluiten

Bij dit huishoudelijk reglement hoort een besluitenlijst.

Wijzigingen zijn voorgesteld en goedgekeurd op de BLV van 27 oktober 2012, daarna goedgekeurd door de Raad van Beheer op 27 mei 2013.

Gedragscode fokkers en leden Nederlandse Bearded Collie Club.

Wij laten ons niet denigrerend uit over collega fokker(s), hun fokproducten, vrijwilligers, commissie- en bestuursleden van de vereniging. Wij doen dit niet mondeling, schriftelijk, via e-mail of forum.
Wij gedragen ons sportief ten opzichte van elkaar, ruimen tijdens de show uitwerpselen op van onze honden, ruimen de rommel op en gedragen ons sportief op verenigingsdagen en tentoonstellingen in binnen- en buitenland en houden de naam van de NBCC hoog.
Wij zullen geen onwaarheden verspreiden of publiceren in welke vorm dan ook.
Wij handelen naar eer en geweten.
Het niet naleven van de gedragscode kan leiden tot berisping. Drie berispingen kunnen leiden tot een sanctie.
In alle gevallen waarin deze gedragscode niet voorziet, beslist het bestuur.

Ingeval van niet naleven van deze overeenkomst kan het bestuur een voorstel doen volgens de Statuten, artikel 16, lid 1b.